Para efectos del presente procedimiento, debe tenerse en cuenta que  se liquidan son los contratos/convenios finalizados, es decir, aquellos cuyo  plazo de ejecución finalizó y respecto de los cuales la dirección o área responsable debe expedir el informe final de supervisión y solicitar formalmente la liquidación al área competente.

Los contratos/convenios pueden presentar los siguientes estados:

Contrato/convenio en liquidación: Cuando el contrato/convenio ha finalizado cuenta con informe final de supervisión y se ha solicitado su liquidación por parte del supervisor al área con la competencia para tramitar la liquidación.

Contrato/convenio liquidado: Cuando como resultado del trámite de liquidación se suscribe el acta de liquidación sin salvedades por las partes o se cuenta con Resolución de liquidación unilateral en firme. La liquidación unilateral queda en firme en los casos señalados por la Ley, cuando habiendo siendo notificada no se presentan recurso contra ella, o cuando habiendo presentado recurso éste se ha resuelto y notificado. Se habla de contrato/convenio vencido cuando luego de haber finalizado transcurre el término legal para liquidarlo en cualquiera de sus modalidades sin que se logre su liquidación bilateral o unilateral y, en consecuencia, se haya perdido competencia para liquidar.